Att arbeta systematiskt innebär att följa en plan på ett ordnat och strukturerat sätt. Det tar tid att sätta saker i system och det krävs upprepning i kombination med dokumentation. Förutsättningar som krävs för att kunna arbeta systematiskt är nyfikenhet och viljan att öva.

Att arbeta med ständig förbättring är tidskrävande. Genom analys av tidigare dokumentation ges möjlighet till nya insikter och till att kunna se mönster som kan vara svåra att upptäcka vid enskilda händelser. Genom att experimentera kan man hitta det optimala arbetssättet. Att arbeta optimalt är att använda befintliga resurser effektivt, genom att identifiera vilka faktorer som ger rätt resultat och att konkret påvisa små förbättringar på väg mot målet. Människor som arbetar systematiskt, metodiskt och med ständig förbättring kan åstadkomma både små och stora framsteg. Dessa framsteg upplever hjärnan som belöning, vilket gör att vi mår bra och presterar bättre.

Mitt bästa LedarJag arbetar systematiskt för att uppnå ständig förbättring

Kartlägga mönster

Ett systematiskt arbetssätt som använder dokumentation bidrar till att kartlägga mönster. Det behövs en god struktur för att vi ska kunna identifiera nuläget som beskriver hur det egentligen ser ut. I dokumentationen kan vi utläsa om det bör göras förändringar. Varför blev det som det blev? Vad behöver undersökas? Vilka effekter finns nu? Vilka effekter är önskade? Är prestationerna tillräcklig bra eller krävs en förändring? Den systematiska dokumentationen kartlägger svaren som ger oss ett utgångsläge för det fortsatta arbetet. Det är genom dokumentationen som det går att få svar på vad som orsakar vilken effekt. Det finns inte utrymme att fortsätta göra sådant som inte bidrar till önskat resultat. 

 

Veta vad som är rätt

Att arbeta systematiskt enligt Mitt bästa LedarJag innebär att verksamheten mycket noggrant planeras, genomförs, följs upp och förbättras. Detta ger goda förutsättningar till ständig förbättring och utveckling. Metodiken används av enskilda personer, grupper och genom hela verksamheten. Systematiken ger trygghet i att veta vad som är rätt sak att göra. Rutiner är viktiga för att göra rätt. Rutinerna ska bidra på ett positivt sätt och de ska sättas in i systemet. De rutiner som inte bidrar positivt bör avslutas eller bytas ut. Rutinerna ska följas som en del av systematiken och fyller en stor funktion i att ”veta vad som är rätt att göra”.

 

Roligare att vara spontan

Vissa hävdar att de känner sig låsta genom att arbeta systematiskt, för att det är roligare att vara spontan. Vi påstår att det är först när systematiken finns som det skapas utrymme för spontanitet. Om allt tas på uppstuds och känslorna styr genomförandet är det sannolikt att viktiga detaljer och kvalitet förloras. Det är mycket som ska stämma i det skarpa läget och systematiken fyller en värdefull funktion.

 

Skapa trygghet

Tryggheten är oerhört viktig, om inte annat i det skarpa läget då våra tankar lätt tar oss iväg och skulle kunna styra oss på fel bana. När tankar och känslor får för stort utrymme kan en osäkerhet lätt infinna sig. Det är här som det systematiska arbetet bidrar till trygghet och säkra leveranser. Bakom detta ligger naturligtvis noggranna förberedelser och ett målmedvetet och hårt arbete.

 

Sammanfattning

Ett systematiskt arbetssätt är viktigt för att att individer, grupper och verksamheter ska prestera och för att människor ska må bra. Dokumentation bidrar till att arbetet blir spårbart och att det går att analysera vilka faktorer som har varit värdefulla. Ett systematiskt arbetssätt över samtliga nivåer säkerställer kvalitet och tar effektivt tillvara på resurser.