Att arbeta systematiskt innebär att följa en plan på ett ordnat och strukturerat sätt. Det tar tid att sätta saker i system och det krävs att du upprepar dina aktiviteter i kombination med att du dokumenterar. Andra förutsättningar som krävs för att kunna arbeta systematiskt är dina personliga egenskaper såsom nyfikenhet och din vilja att öva.

Att arbeta med ständig förbättring är tidskrävande och det måste få ta tid. När du går genom din tidigare dokumentation och gör din analys så kommer du att få nya insikter. Du kommer kunna se mönster som kan vara svåra att upptäcka vid enskilda händelser. Det är svårt att komma ihåg alla detaljer och därför är det viktigt att du skriver ner allt löpande. Sedan är det bara för dig att börja experimentera för att hitta det optimala arbetssättet. Kom ihåg att du endast ska ändra på en faktor åt gången för att veta vad som gör skillnad. Syfte är att identifiera vilka faktorer som ger dig det önskade resultatet samt att du kan upptäcka även små konkreta och mätbara bevis som vittnar om små förbättringar att du är på väg mot ditt mål. Du som arbetar systematiskt med ständig förbättring kommer åstadkomma både små och stora framsteg. Dessa framsteg kommer din hjärna uppleva som belöning, vilket gör att du mår bra och kommer att prestera bättre.

 

 

Kartlägga mönster

När du jobbar systematiskt använder du din dokumentation för att kartlägga mönster. Då behöver du följa en god struktur. Vi rekommenderar att du börjar med att identifiera ditt nuläge som beskriver för hur förutsättningarna egentligen ser ut just nu. Då får du säkert en bild över vad som saknas också. Du kommer förstå om det finns behov av några förändringar. Använd gärna följande frågor som kan hjälpa dig för att kartlägga dina mönster.

  • Varför blev det som det blev?
  • Vad behöver undersökas?
  • Vilka effekter finns nu?
  • Vilka effekter är önskade?
  • Är dina prestationer tillräcklig bra eller krävs en förbättring?

Sök gärna dina svar i din dokumentation. Där kan du kan få svar på vad som orsakar vilken effekt. Vi föreslår att du slutar göra sådant som inte bidrar till önskat resultat. 

 

Veta vad som är rätt att göra

Att arbeta systematiskt enligt Mitt bästa LedarJag innebär att verksamheten mycket noggrant planeras, genomförs, följs upp och förbättras. Detta ger goda förutsättningar till ständig förbättring och utveckling. Metodiken kan användas av dig, din grupp samt kan genomsyra hela företagets arbetssätt. Från dina nertecknade anteckningar och din dokumentation kan du finna fakta som ger dig underlag och skapar trygghet i ditt beslutsfattande.

 

Roligare att vara spontan

Vissa hävdar att de känner sig låsta genom att arbeta systematiskt, för att det är roligare att vara spontan. Vi påstår motsatsen. Det är först när systematiken finns som det skapas utrymme för spontanitet. Om allt tas på uppstuds med känslorna som styr ditt genomförande förlorar du sannolikt viktiga detaljer vilket försämrar kvaliteten. Det är mycket som ska stämma i det skarpa läget för genomförandet. Det systematiska arbetssättet fyller en värdefull funktion. 

 

Skapa trygghet

Att du känner dig trygg är oerhört viktig för att behålla fokus. Annars kan tankarna lätt distrahera dig att styra dig åt fel håll. Om dina tankar och känslor får för stort utrymme är det lätt att du känner dig osäker. Det är då du behöver veta vilket system som bidrar till din trygghet för att du ska kunna utföra säkra leveranser. Systemet behöver vara skräddarsytt för just dig och din grupp som ni skapar genom noggranna förberedelser och ett hårt målmedvetet arbete. Att använda rutiner kan vara värdefullt för att enklare kunna göra rätt. Rutinerna ska bidra till dig och er på ett positivt sätt. De blir mest effektiva när de sätts i system. De rutiner som inte bidrar positivt till dig eller din grupp bör avslutas eller bytas ut. Effekten av rutinerna ska följas upp vilket är en del av systematiken. Vid uppföljningen framgår svaret för vilket resultat varje rutin ger samt vilken funktion den fyller. Du bör analysera effekt och resultat av din och era rutiner för att ”veta vad som är rätt att göra”.

 

Sammanfattning

Ett systematiskt arbetssätt är viktigt för att medarbetare och ledare, grupper och företag ska prestera och kunna arbeta med en ständig förbättring. Systematikens upprepning gör arbetssättet tydligt samt medför att det blir lätt att göra rätt. Det får människor att bli nöjda och må bra. Dokumentation bidrar till att arbetet blir spårbart samt att det går att analysera vilka faktorer som har varit värdefulla respektive inte, vilket är nödvändigt i allt kvalitetsarbete och tar vara på resurser effektivt. När systematiken fungerar väl så genomsyrar den samtliga nivåer i verksamheten.

Vill ni ha stöd med att utveckla ditt eller ert företags systematiska arbete så är ni välkomna att kontakta oss.