En rutin är en fastlagd procedur som utförs mer eller mindre automatisk och syftar till att strukturera upp och förbättra flödet i tillvaron och prestationerna. Många aktiviteter upprepas och behöver systematiseras på ett eller annat sätt. Rutinen ska vara så inövad att den sker per automatik, d.v.s. att den går av sig själv. Det finns olika typer av rutiner t.ex för metodens olika faser, för olika återkommande tillfällen/situationer, inför prestation, under prestationen eller efter en prestation. En rutin kan vara att gå igenom mejl vid en särskild tidpunkt varje dag för att säkerställa sitt fokus, så att mejlen inte tar uppmärksamhet från annat under dagen.
Identifiera rutiner
Vardagen är full av aktiviteter som bara händer, vilka inte kräver någon högre medvetenhet. Att börja identifiera vilka vanor eller rutiner som finns, gör att listan oftast blir längre än vad som först skulle uppskattas. Så som Mitt bästa LedarJag definierar skillnaden mellan rutin och vana, är att en vana kan man medvetet eller omedvetet ha lärt in genom upprepning. En rutin har en särskild betydelse för att förbättra flödet och för att skapa trygghet. Vanor kan övergå i rutiner, om det finns ett värde i dem vilket gör att de kan klassas som rutiner. Kanske upptäcks några rutiner som hämmar mer än de gynnar och därför bör avbrytas. Andra rutiner är mycket värdefulla och bör behållas. Sedan finns ett par rutiner som behöver bytas ut eller göras om. Ibland kan det vara enklare att göra om en rutin, än att avbryta den. Det kan t.o.m. vara så att rutin saknas i en återkommande situation, då det skulle vara bra att ha en rutin. Då måste sinnena vara öppna för att våga experimentera i syfte att hitta en ny rutin. Det krävs många dagar, upp till månader att ändra eller etablera en rutin.
Automatiserad
En rutin ska vara enkel. Den ska kännas så naturlig att den till slut utförs per automatik. Dock kan det ta tid att etablera en ny rutin. Rutinen fyller en viktig funktion och ska vara lätt att upprepa gång efter gång, vid alla tillfällen. Den ska vara oberoende av andra eller yttre omständigheter, samt kunna styras för hur, var och när den ska utföras. Inget ska kunna komma mellan och hindra den. Rutinen bör saknas, om det av någon anledningen inte går att utföra den. Det är ansvarsfullt att medvetet skapa sina egna bästa förutsättningar. Rutiner är en viktig ingrediens i framgångsreceptet. Rätt rutiner bidrar till och möjliggör att fokus kan hållas på det som är viktigt.
Alldeles för uppstyrt
Några anser att rutiner gör att det blir alldeles för uppstyrt och påtvingat med rutiner samt att de skulle hämma kreativiteten. Snarare är det tvärtom, att när rutinerna sitter ges frihet att agera. För vitsen är att rutinen enbart ska underlätta på ett eller annat sätt. Det ska inte kännas betungande eller onaturligt. Däremot kan det ta en tid och tålamod att etablera en ny rutin. Om rutinen fortfarande känns onaturlig eller hämmande efter att den fått tillräckligt med tid till etablering, så bör det övervägas om det är dags att släppa rutinen.
Rutiner skapar trygghet
När det är dags att prestera i skarpt läge dyker det upp många tankar och känslor som kan styra oss åt både önskat och oönskat håll. Då är det värdefullt att ha något att hålla fast vid. Rutinerna håller oss på banan och hjälper till att göra rätt saker oavsett vart tankar och känslor vill ta vägen, de underlättar att acceptera det som händer oavsett om det är önskat eller oönskat. Rutiner bidrar till att göra rätt samt tänka rätt, trots händelserna runt omkring. Många gånger kan välmåendet förbättras genom goda förberedelser såsom planering och förberedande rutiner.
Insatsen det tar att arbeta med rutiner ska löna sig genom ett bättre flöde och en trygghetskänsla. Rutiner bidrar till ett högpresterande beteende samt ger effekt både i resultatet av individens prestation samt underlättar balansen i livet.