Planering är en process, vars syfte är att uppnå framtida mål genom att göra handlingar systematiskt och målinriktat utifrån givna faktorer. Planera är en av fyra faser, vilka ingår i den metod som används för att uppnå ständig förbättring. En förutsättning för att lyckas med planeringen är att avsätta tid för att göra den. Ingångsvärden till en god planering är tydliga mål, tillsammans med ett tydligt definierat nuläge, där handlingsplanen gör avstamp i riktning mot målsättningarna. När ett genomförande har lyckats, kan denna prestation upprepas med utgångspunkt av en dokumenterad planering, men med små justeringar till varje unikt tillfälle. 

 

Att planera är viktigt i Mitt bästa LedarJag enligt metoden som används för ständig förbättring.

 

Anpassad plan

Planen ska anpassas utifrån nivå (övergripande eller detaljerad), tidsperspektiv (lång- eller kortsiktig) samt vilka den berör (t.ex. individ, grupp eller ledning). Den individuella planen kan utformas fullständigt utifrån personliga egenskaper och behov. När planeringen berör flera individer eller en grupp bör innehållet tillgodose samtliga individers behov.

 

 

Övning ger färdighet

Några blir stressade av att planeringen tar tid. Under tiden som planeringen sker (oavsett om det är enskilt eller i grupp) så påbörjas förberedelserna för genomförandet. Att genomföra aktiviteter utan dokumenterad planering, blir ett risktagande gällande genomförandets kvalitet. Det gäller att skapa förutsättningar som möjliggör en ordentlig plan för att nå verksamhetens mål. Planen underlättar genomförandefasen. Verksamheten kan med fördel använda beprövade projektledningsmodeller för den gemensamma planeringen. Det underlättar om flera grupper i verksamheten använder samma tillvägagångssätt (metod). En inövad metod för att planera, gör att individernas fulla kapacitet kan användas till leverans. Det tar kraft och energi från genomförandet om det brister i planeringen. Därför är det väl värt insatsen, även om det innebär etablering av en ny metod.

 

 

Mental planering

Att hävda att erfarenhet ersätter en dokumenterad planering tror inte vi på. Dels blir det en förlust för verksamheten, då det helt enkelt saknas ett material att dela med sig av till kollegor vilket innebär att planeringsarbetet därmed får börjas om på nytt. Dessutom finns en annan viktig aspekt och det är att alla värdefulla detaljer av nytta glöms bort, då mycket försvinner ur tankarna inom kort tid. Detta innebär att det inte räcker att planera i tanken. Det som skrivs ner blir mycket mer sant. Texten innehåller värdefull information som fyller en viktig funktion för att veta vad som är rätt sak att göra i genomförandefasen.

 

 

Planera värdefullt

I planeringsarbetet kan olika alternativ bearbetas och värderas med eftertanke, i lugn och ro. Denna förmån finns inte i själva genomförandet. Under framtagandet av planen ska luckor fyllas, lösningar ska finnas, vägval ska värderas och prioriteras som en grundplan inför genomförandet. När planeringen är klar eller i alla fall påbörjad, så startar den mentala förberedelsen inför genomförandet i det undermedvetna. Om planen är klar i god tid, finns möjlighet att justera den vid behov. Vissa delar mognar och kan kännas annorlunda efter ett litet tag. Allt kan inte planeras fullt ut. Planen bör vara realistisk och värdefull. Det är viktigt att prioritera mellan aktiviteter. Vilka som får extra tid till planering, vilka som får lagom mycket planering samt vilka som bara ska genomföras direkt utan planering. Det är viktigt att känna till vad som är värdefullt innehåll, dvs. vilka som är de givna faktorerna som gör att målet uppfylls. Planen repeteras inför genomförandet, vilket uppdaterar individen på vad som ska genomföras och hur det ska ske. Planeringen ska bidra till att genomförandet håller rätt kvalitativa nivå. 

 

 

Planera är en förutsättning för att individen ska kunna prestera och njuta i skarpt läge. Om det finns en tydlig plan för vad som ska åstadkommas i genomförandefasen ökar förutsättningarna för att lyckas med just detta.