Följa upp-fasen identifierar hur genomförandet gick, samt om det utfördes enligt plan. När dokumentation och analys av genomförandet sker, läggs grunden för hur nästa aktivitet ska nå högre måluppfyllelse. Det är viktigt att säkerställa att det som har varit lyckosamt kan upprepas. Vilka faktorer som är av betydelse framkommer vid analysen. Samtidigt som det är lika viktigt att undvika att göra om sådant som inte gav önskat resultat. När genomförandet följs upp och dokumenteras ges ett nytt perspektiv som skapar en viss distans. Detta gör att individen kan se på sitt eget genomförande som om det vore någon annans. När planenering sker, bör faktorerna som ska följas upp fastställas samt hur dessa ska analyseras för att kunna avgöra om målen är uppfyllda. Följa upp är en av fyra faser, vilka ingår i den metod som används för att uppnå ständig förbättring. 

 

 

Att följa upp är en viktig fas enligt metoden i Mitt bästa LedarJag

Underlag till att förbättra

I följa upp-fasen läggs grunden för all viktig information som blir värdefull i förbättrafasen. När aktiviteterna följs upp undersöks allt som kan vara av värde för en positiv utveckling och ständig förbättring. Här dokumenteras all fakta som samlats in i genomförandefasen. Höll planeringen? Hur gick genomförandet? Vilken effekt gjorde förbättringen från förra genomförandet? Sådant som är viktigt och värdefullt oavsett om resultatet blev lyckat, mindre lyckat eller ett katastrofalt misslyckande. Analysunderlaget används sedan i förbättrafasen för att välja och ta beslut om vilka förbättringar som ska utvecklas till nästa tillfälle. Syftet med uppföljningen är att identifiera framgångsfaktorer, sådant som var lyckosamt och som är önskvärt att upprepa. Samtidigt är det lika värdefullt att veta vad som var mindre lyckosamt dvs. sådant som bör undvikas i framtiden.  

 

Tid till reflektion

Högt tempo som orsakas av höga ambitioner gör ofta att uppföljningsfasen passeras för fort eller rent av hoppas över helt. Tiden efter genomförandet är minst lika viktig, om det finns en förväntan att insatsen ska leda till utveckling och ständig förbättring. Vid uppföljningen tillåts reflektion över genomförandet. Eftertänksamheten leder till många värdefulla insikter. Genom att kunna betrakta den dokumenterade uppföljningen skapas en liten distans till genomförandet vilket ger ett annat perspektiv. Detta möjliggör att kunna se genomförandet ur en annan vinkel, ungefär på samma sätt som det kan vara enklare att se förbättring hos någon annan än sig själv.

 

Tråkigt och jag hinner inte

Många anser att jobbet är gjort i samma ögonblick som genomförandet avslutas och att det bör läggas åt sidan för att ge utrymme för nya aktiviteter. Att följa upp aktiviteter kan skapa en känsla av stress, då det tar tid från det som bör göras och bockas av. Andra tycker helt enkelt att det är väldigt tråkigt och tar onödig tid. Om aktiviteter släpps så fort arbetet är klart missas viktiga detaljer. Konsekvensen innebär att väsentliga delar förloras, sådant som kan vara av nytta i framtiden. Reflektion och dokumentation av genomförandet är avgörande för att veta vad som är rätt sak att göra nästa gång. Annars blir talesättet ”Om vi gör som vi alltid gjort, får vi resultatet vi alltid fått” självuppfyllande. Vid uppföljningen skapas möjlighet att se mönster och förstå vilka invanda beteenden som behöver brytas för att kunna göra ett bättre resultat i framtiden. Detta mister man om följa upp-fasen hoppas över.

 

Dokumentation

Dokumentationen fyller många viktiga funktioner, både direkt efter avslutad aktivitet och inför framtiden. Det är värdefullt av många anledningar att skriva ned och dokumentera. Det som skrivs ned blir mer sant för oss, dessutom bidrar texten till reflektion. Många gånger förlitar sig individen på tron att den kommer ihåg händelseförloppet. I själva verket försvinner mycket redan kort efter avslutad aktivitet. Uppföljningen blir ett värdefullt material som påvisar historiken samt en trygghet för att planera inför de framtida behoven. Genom det historiska materialet går det att spåra avgörande faktorer vilka kan vara för blyga för att visa sig vid enskilda händelser.

 

Allt arbete som läggs på att följa upp ska ha som syfte att leda i rätt riktning och alla metodens delar fyller viktiga funktioner i ett större sammanhang. Frågor som är bra att ställa är; Vad hände? Vad kände? Vad lärde? Frågorna ska ställas om och om igen för att få ett så uttömmande svar som möjligt. Ju mer uttömmande frågorna besvaras desto bättre blir förutsättningarna till nästa gång.