Dokumentera är att följa, utveckla och utvärdera. När vi skriver och dokumenterar beskrivs situationer, upplevelser och tankar systematiskt. Med hjälp av våra egna ord skapas information om händelsen, genom att tankar struktureras och känslor beskrivs. Detta ger flera goda effekter. Under dokumentationen bearbetas händelsen ytterligare en gång och det möjliggör reflektion. Det är viktigt att dokumentera händelser som har gett positivt resultat, så att framgångsfaktorer kan upprepas. Likväl behöver vi få veta vad som behöver förbättras till nästa gång, för att uppnå ständig förbättring. Egna fakta i form av dokumentation skapar en viss distans till orden och det ges möjlighet till att se händelsen ur en annat perspektiv. Samtidigt är de egna orden sanna och äkta vilket gör att det inte går att undvika att ta ansvar för informationen som är skapad. Dokumentationen ger möjlighet till att följa upp, utvärdera och till att utveckla individer och verksamheter.

Dokumentera är ett viktigt moment i Mitt bästa LedarJags metodik

Dokumentera sina tankar

Många av våra tankar är flyktiga. För att bättre minnas sina funderingar kan man skriva ner dem. Oftast minns vi mer av de tillfällen då det inte riktigt blir som vi hade tänkt oss, eller när vi inte lyckas så som vi vill. När vi lyckas och allt flyter på minns vi oftast väldigt lite, situationen kräver inte lika mycket tankeverksamhet. Därför är det minst lika viktigt att skriva ner och dokumentera situationer då vi lyckas,eftersom det är dessa tillfällen som vill vi kunna upprepa. När vi skriver händer det saker med oss som gör att vi förstärker tankarna, vi får insikter och använder dessa på ett helt annat sätt än om vi inte skriver ner tankarna. Detta bidrar i sin tur till att vi kan bearbeta våra tankar på ett mycket bättre sätt och att vi faktiskt kan göra något konkret av dem.

 

Reflektera och se mönster

Genom dokumentation får vi en tydligare bild. När allt är nedskrivet kan vi lättare se mönster och hur delar bildar helheter. Då kan vi upptäcka om det finns någon återkommande handling hos den enskilde som gynnar respektive missgynnar prestationen på arbetsplatsen.

 

Tidskrävande dokumentation

Vissa hävdar att dokumentation tar alldeles för mycket tid och att det finns väldigt många andra uppgifter som måste prioriteras. Det är riktigt att dokumentation tar tid, men den syftar till att underlätta framtida uppgifter. När vi vet vad som är rätt och vad som är fel sak att göra sparar vi tid både i planeringsfasen och i genomförandefasen. Vi lär oss att göra rätt saker vid rätt tillfälle för att vi en gång har tagit oss tid för att ta reda på vilka dessa saker är.

 

Vilka insatser ger effekt?

Dokumentation åskådliggör för individen vad det är som bidrar till positiva effekter och vad som skapar negativa effekter. Om vi inte vet vad som är rätt sak att göra för att vi ska lyckas så är det lätt att springa på fel bollar. Dokumentationen hjälper individen att skilja på det som är lyckat och det som är mindre lyckat. Om vi lägger till en massa förbättringsåtgärder utan att dokumentera och sedan glömmer att utvärdera vad det var som var lyckosamt respektive mindre lyckosamt, så faller mycket värdefull information bort. Just den informationen kan vara ovärderlig vid nästa utvecklingstillfälle. 

 

Sammanfattning 

Dokumentationen hjälper oss att ta reda på så väl önskade som oönskade effekter av våra handlingar. Genom den insikten kan vi ta tillvara på framgångsfaktorer och utveckla dessa ännu mer, samtidigt som vi kan undvika att upprepa misstag. Detta kommer att leda oss mot ständig förbättring och bättre prestationer.