Förbättra syftar till att kunna uppnå ett bättre resultat vid nästa tillfälle. Det är viktigt att ta reda på och våga undersöka vilka faktorer som är av behov av förbättring. Vid den tidigare fasen följa upp skapas ett bra underlag för att ta reda på vilken/vilka faktorer som orsakar effekten. Faktorer som eftersöks är de som genom påverkan kan ge upphov till förbättring, men även att upptäcka och avbryta/avsluta de som skapar motsatt effekt. Förbättra är en av fyra faser, vilka ingår i den metod som används för att uppnå ständig förbättring. Förbättringsarbetet bör ske systematiskt och spårbart. När arbetet är klart bör förbättringen finnas dokumenterad och beskriven för hur den ska ske. Det skriftliga materialet används sedan i nästa planering, vilket ger ett förbättrat resultat vid nästa genomförande.Att förbättra är en av faserna i Mitt bästa LedarJag för att uppnå ständig förbättring

Roligt att utvecklas 

Det ger en härlig känsla att vara nöjd med genomförd insats och känna att det som utförs utvecklas och blir bättre. Känslan av nöjdhet, ger kraft att fortsätta jobba vidare när uppförsbackarna kommer. Att brainstorma fram så många förbättringsmöjligheter som möjligt, ger inte bättre effekt. Förståelse för orsak och verkan är det som ger finessen. Därför behövs information (helst grundat på fakta) och kunskap om vilken eller vilka faktorer som behöver förändras. Ibland kan det endast finnas insikt om vad som inte fungerar. Vet man inte hur förbättringen ska ske, ligger lösningen i att våga testa något nytt. Att ha mod att experimentera samt tålamod att invänta tills rätt effekt visas i resultatet. Det är först i nästa uppföljningsfas som resultatet av utförd förbättring visas och kan ge svaret förom det var rätt sak att göra.

 

Undvika samma misstag

Att arbeta systematisk bidrar till att undvika att samma misstag upprepas. Att förändra något innebär även en risk att tappa oidentifierade framgångsfaktorer. Därför är det viktigt att alltid dokumentera både det som fungerar och vad som är nytt för just det här tillfället. Strävan måste alltid finnas att hålla fast vid det som faktiskt fungerar, samt våga släppa taget om och experimentera med det som inte fungerar. Det finns ett stort värde i att enbart förändra en sak i taget. Om det finns fler saker att utvärdera kan det bli svårt att avgöra vilken faktor som gav ett lyckat resultat. Det är viktigt att göra förbättringar systematiskt och spårbart.

 

Uppstyrt och tråkigt

Många anser att dokumenterad förbättring är uppstyrt, tråkigt och tar för mycket tid. Men det är här grunden läggs för vad som ska ingå i planeringen inför nästa aktivitet. Ett tänkt förbättringsförslag försvinner alldeles för lätt. Ska något utföras bättre än tidigare behöver förbättringen tas med i planerings- och förberedelsearbetet tillsammans med övrig kontext. Tappas nyfikenhet och vilja att experimentera finns risk att utvecklingen avstannar. Möjligheterna att ta nästa steg blir betydligt mindre. ”Om vi gör som vi alltid har gjort får vi samma resultat som vi alltid har fått”. En ständig nyfikenhet att göra nya saker, använda nya metoder och våga misslyckas är förutsättningar för att fortsätta utvecklas.

 

Förutsättningar att förbättra

Att arbeta systematiskt är en förutsättning för att uppnå ständig förbättring. Genom att alltid arbeta utefter metodens samtliga faser; planera, genomföra, följa upp och förbättra så finns en god grund för prestationens utförande. Vanligtvis behöver utförandet justeras i små nyanser för att nå ett ännu bättre resultat. Oftast finns en medvetenhet om vad som går att förbättra direkt efter genomförandet. Denna känsla är värdefull. Tankar som inte skrivs ner försvinner fort. Därför fyller dokumentationen en viktig funktion i arbetet mot ständig förbättring. Om förbättra-fasen dokumenteras, finns ett material att ta i beaktande vid planeringen inför nästa genomförande.

 

 

Genom att arbeta systematiskt så ökar möjligheterna att uppnå en ständig förbättring. Alla metodens faser (planera, genomföra, följa upp och förbättra) bidrar med sin del till att höja nivån av prestationerna. De tidigare fasernas dokumentation genererar underlag och möjliggör att se mönster, för att veta vilken faktor som behöver förändras för att göra skillnad.